A idéia de escrever esse artigo surgiu da vontade de levantar algumas questões sobre a importância da abordagem sistêmica junto aos leitores que hoje estão envolvidos, seja pela tecnologia da informação ou por meio da gestão, com o mundo dos processos empresariais.
Introdução
BPMN, BPM, BPMS, BPEL e outras ferramentas e metodologias tão importantes para o modelo de gestão por processos têm sido muito discutidas ultimamente pelas Organizações. Entretanto não podemos nos deter somente nos assuntos tecnológicos e esquecer alguns aspectos organizacionais que se deixados de lado podem levar ao fracasso qualquer iniciativa de alteração no modelo de gestão.
Queremos provocar aqui reflexões sobre a estreita ligação entre a gestão por processos e a Teoria Geral dos Sistemas e o Pensamento Sistêmico, os quais deveriam ser o alicerce para as Organizações que já iniciaram ou pretendem iniciar atividades em BPM (Business Process Management).
Abordagem sistêmica
Organizações que ainda não partiram para uma abordagem por processos tendem a conviver com problemas que dificilmente poderão ser mapeados, pois são aqueles que permeiam as lacunas deixadas pela abordagem funcional.
A Organização funcional contribui para formação de feudos, desequilibra fluxo entre atividades, contribui para uma qualidade de informação inadequada, dificultando a comunicação na empresas.
As premissas da Teoria Geral dos Sistemas de Ludwig Von Bertalanffy são de que sistemas existem dentro de sistemas, realizando troca infinita com o ambiente no qual estão inseridos, influenciando e sendo influenciados por ele, logo as funções de um sistema dependem da sua estrutura. Bertalanffy diz que a análise do todo é diferente da análise de cada parte, pois quando analisamos cada parte não colocamos foco nas suas interações. Segundo a Teoria Geral dos Sistemas, a natureza não está dividida em áreas, o que faz com que muitos princípios e conclusões de algumas ciências também tenham validade para outras.
Este conceito também pode ser aplicado às Organizações, que assim como a natureza não podem ser divididas em partes isoladas e nem podem se isolar dentro de si mesmas. Atualmente, ser sustentável passa por entender a si e ao ambiente externo, suas mudanças, as exigências atuais da sociedade e do meio ambiente, levando as Organizações para uma análise bastante importante: das interações existentes entre seus subsistemas e entre ela e o meio onde está inserida.
Buscando o conceito de "sistema" podemos dizer que este pode ser definido como um conjunto de elementos inter-relacionados que interagem no desempenho de uma função.Toda Organização é, a princípio, um Sistema (segundo a Teoria Geral dos Sistemas) e o que relaciona os elementos de uma Organização são as pessoas e os processos executados por elas.
Anthony Stafford Beer definiu a cibernética como a ciência da organização eficaz. Ele postula que as organizações são como pessoas; têm um "cérebro" e um sistema nervoso central. Segundo o autor, muitos dos problemas empresariais justificam-se pela incompreensão clara de como seus sistemas funcionam.
Será preciso cada vez mais estudar e entender o conceito de totalidade, pois uma ação que produz mudança em uma das unidades pode produzir mudanças em todas as outras.
Gestão por Processos e Abordagem Sistêmica
Organizações que funcionam como sistemas fechados, segundo a termodinâmica, estão no estado final de sua evolução, o ponto no qual o sistema esgotou a sua capacidade de mudar. Seus subsistemas não interagem e ela não interage com o meio externo, perdendo dessa forma sua flexibilidade e capacidade de adaptação.
As estruturas funcionais são rígidas e pesadas, suas atividades são controladas por níveis hierárquicos, ao contrário da visão horizontal (por processos) que valoriza o trabalho em equipe e onde todos trabalham voltados para o objetivo final: o produto do processo. Analisando isoladamente áreas e/ou departamentos a Organização não analisa as interações entre elas e o impacto que cada uma exerce nas outras.
Sem conhecer seus processos de negócio através de uma abordagem sistêmica, dificilmente uma Organização terá sucesso na conquista de seus objetivos. Melhorar o "todo" significa melhorar cada parte de forma harmônica. Segundo Howard Smith e Peter Fingar, atualmente o que conta é o que acontece fora da Organização e a habilidade dela de sentir e responder.Peter Senge, autor de A Quinta Disciplina, diz que para compreender as questões gerenciais mais complexas é preciso ver o sistema inteiro e conta uma fábula muçulmana: Três homens cegos encontraram um elefante. "É uma coisa grande e áspera, larga e ampla, como um tapete", disse o primeiro, segurando uma das orelhas. O segundo, segurando a tromba, disse: "Eu sei o que é isso: é um tubo reto e oco". E o terceiro, segurando uma perna dianteira, disse: "É sólido e firme, como uma coluna". A fábula termina com uma observação interessante: "O raciocínio desses homens jamais deixará que saibam o que é um elefante".
Abordar por processos significa derrubar as fronteiras funcionais e caminhar em busca da eficiência e eficácia, tendo sempre as necessidades do cliente como referencial absoluto. Significa desenvolver pensamento sistêmico na organização, significa desenvolver visão de totalidade, significa abandonar o pensamento linear e trabalhar os círculos de influência.
Uma atividade fundamental da gestão por processos é a análise da cadeia de valor de uma Organização que já traz em si um grande processo de aprendizado. Ao realizar esta análise a Organização coloca foco nos processos que agregam valor para entrega do produto final, separando-os dos processos de suporte.
Avançando um pouco mais na gestão por processos e na abordagem sistêmica, a Organização analisa e estabelece seus objetivos estratégicos e, com base neles, prioriza os processos críticos da sua cadeia de valor e determina os indicadores que lhe permitirão a medição de desempenho e implantação de processo de melhoria contínua.
Organizando-se por processos as empresas deixam de estar centradas em si mesmas e mudam foco para o cliente externo e todas as partes interessadas. Dessa forma, as Organizações passam também a considerar o ambiente no qual elas estão inseridas, discutindo estrategicamente questões sobre meio ambiente e responsabilidade social fundamentais para a conquista da sustentabilidade.
Conhecer como cada processo impacta no todo e como o desempenho de cada um deles permitirá agregar maior valor para o cliente, atualmente é um diferencial competitivo nas Organizações. Atualmente, diante de um cenário cada vez mais competitivo entender e desempenhar cada função com eficiência já não é mais suficiente para obter sucesso. Algo mais se faz necessário.
Somos sistemas, vivemos em sistemas, trabalhamos em sistemas e somos formados por sistemas esse é o entendimento que devemos desenvolver e assegurar.
Referência Bibliográfica :
HOWARD Smith; FINGAR Peter. Business process management : the third wave. Meghan-Kiffer Press, 2003.
PETERS, Tom. Reimagine. Tradução: Bázan Tecnologia e Linguística, 2004.
SPANYI, Andrew.Business process Management is a team sport. Anclote Press,2003.
WALTON, Mary R. O método Deming de Administração. Tradução José Ricardo Brandão Azevedo. Editora Marques-Saraiva, 1989.
PISTORE, Adriano. Ludwig Von Bertalanfy e a Teoria Geral dos Sistemas.
SENGE, Peter M. A quinta disciplina. Best Seller, 2006.
Texto originalmente publicado no site do Forum Brasileiro de Processos: http://www.fbp.org.br/v2/artigos/GetArtigo.asp?t=ABORDAGEM_SIST%CAMICA_E_GEST%C3O_POR_PROCESSOS&ID=83
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