Por Celso Hugo Petry – Consultor Associado SINbrasi
A auditoria operacional tem por objetivo a revisão metodológica da atividade ou segmentos operacionais, buscando avaliar se os recursos da organização estão sendo usados de maneira eficaz e eficiente para atingir os objetivos operacionais.
As organizações empresariais, de uma forma geral, não importando seu porte, sua atividade, se pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, visam obter resultados. A fim de oferecer produtos e serviços de qualidade necessitam investir constantemente em especialização, em tecnologia, em conhecimento sobre economia, finanças, teorias organizacionais, incluindo comunicação e relacionamento humano, técnicas de apuração de custos, controle financeiro, auditoria interna, entre outras.
Para a gestão da empresa hospitalar, não é diferente. Como empresa o hospital tem: objetivos, metas e resultados. Exige: a aplicação de técnicas administrativas; a administração da produção, do mercado, das finanças e dos recursos humanos e implica na existência de um sistema administrativo e operacional e na avaliação de resultados.
Mas, o que diferencia as empresas hospitalares das demais é a sua complexidade. Conforme citação de Peter Drucker: “O Hospital é a mais complexa das empresas modernas”. A complexidade revela-se nas funções e serviços muito diversificados; na natureza do serviço (produto: saúde); nas exigências múltiplas de sua clientela; nas urgências das ações; na divisão e uso do espaço físico; na escassez de seus serviços (físico-materiais-humanos-financeiros); na grande diversificação do componente humano (profissionais com Doutorado a profissionais de funções de apoio); na interligação e interdependência dos serviços”.
Segundo Gerard M La Forgia e Bernard F Couttolenc (Desempenho Hospitalar no Brasil): “A gama de serviços oferecidos pelos hospitais – de tratamentos clínicos de alta tecnologia a cirurgias complexas, da contabilidade complexa a serviços básicos de hotelaria – torna sua administração complexa e cara e a sua supervisão e controle extremamente desafiadores. Assegurar o controle sobre essas complexas entidades requer profundidade e amplitude de conhecimentos para compreender todos os componentes de um hospital e integrá-los efetivamente, ao passo que monitorar o desempenho e o uso dos recursos requer informações confiáveis e atualizadas”.
Contata-se, pela leitura e análise das publicações “Desempenho Hospitalar no Brasil – Em Busca de Excelência, Ed.Singular” e “Hospitais de Referência – 2009, Ed. ItMídia” que as organizações hospitalares de referência, têm direcionados os esforços em prol de sua sustentabilidade operacional e financeira, com resultados significativos, para as área administrativa e financeira através da perfeita contratualização dos serviços, da cobrança dos contratos e gestão das glosas, do controle orçamentário, da redução de endividamento, da racionalização de processos, do dimensionamento de pessoal adequado, da contabilidade gerencial em tempo real, do gerenciamento dos gastos, de um ambiente sólido de informações e, principalmente, estarem perfeitamente integrados.
Nesse sentido, as organizações hospitalares, podem e devem fazer uso de diversas ferramentas gerencias existentes no mercado para auxílio na gestão de seus negócios, entre as quais destacamos a Auditoria Operacional.
A auditoria operacional tem por objetivo a revisão metodológica da atividade ou segmentos operacionais, buscando avaliar se os recursos da organização estão sendo usados de maneira eficaz e eficiente para atingir os objetivos operacionais. É um processo de avaliação de riscos e de sistemas de controles internos inerentes a atividade operacional, comparando com o esperado, o que propicia, inevitavelmente, a apresentação de recomendações destinadas a melhorar o desempenho e aumentar o êxito da organização, à luz das modernas técnicas de execução desse serviço.
A auditoria operacional normalmente se preocupa com a economia e a eficiência das operações de uma organização e com a eficácia desta em atingir seus objetivos.
Alguns exemplos dos efeitos causados pela falta de economia e eficiência podem ser citados, como:
· Aumento dos esforços para a consecução dos objetivos traçados pela administração;
· Resultados de desempenho abaixo dos padrões mínimos estabelecidos;
· Setores inchados, com pessoal em excesso;
· Uso indevido ou não autorizado de ativos da empresa;
· Aplicação de procedimentos ineficazes que aumentam o custo da operação, sem produzir o respectivo benefício.
O objetivo geral do trabalho de Auditoria Operacional é o diagnosticar e apresentar melhorias nos processos organizacionais, através de assessoramento direto nos setores contábil, financeiro e administrativo, gerando um sistema informações que propicie a gestão do resultado da organização como um todo.
Essa parceria, empresa & consultoria, propicia inúmeras vantagens, dentre as quais podemos destacar:
· Conhecer a organização identificando as atividades operacionais, seus dimensionamentos e inter-relacionamentos;
· Revisar as atividades operacionais e sua sistematização;
· Identificar o sistema de custos e os custos ocultos (hiden costs) encobertos pelas rotinas da empresa e que podem não estar dirigidos de forma integrada para a atividade fim;
· Avaliar as disponibilidades, a captação ou aplicação dos recursos necessários ou excedentes;
· Identificar, de forma clara e objetiva, o sistema de gestão da organização com enfoque sobre os controles internos e as informações gerenciais geradas;
· Desenvolver um Sistema de Informações Gerenciais específico para a organização, evidenciando o seu método de mensuração, sua análise e utilização no processo decisório.
Essas vantagens mostram claramente que uma auditoria operacional bem planejada e bem executada pode traduzir-se em resultados positivos, suplantando facilmente os custos do trabalho.
A decisão de contratar o serviço de auditoria operacional, quase que na totalidade, é motivada pela necessidade de obter conhecimentos e verificar se os recursos disponíveis estão sendo utilizados de forma eficiente, eficaz e com economicidade.
A priorização dos projetos de auditoria operacional inicia-se com a definição dos Fatores de Risco considerados mais importantes para a Empresa. Esta definição deve ser feita em conjunto com os executivos da empresa e deve levar em consideração, dentre outros aspectos, as maiores preocupações da alta administração com relação aos riscos inerentes ao desenvolvimento dos negócios e ao ambiente de controles internos da empresa como um todo. A fase de avaliação dos Fatores de Riscos é, talvez, a mais importante no desenvolvimento de um processo de auditoria operacional, visto que dela se deve delinear todo o processo de planejamento dos trabalhos a serem executados, sua extensão e resultados esperados.
Cabe aos responsáveis pela contratação da auditoria operacional, além apreciar todos os benefícios potenciais desta, estar, também, cientes de que não se obtém resultados imediatos. Para que se materialize plenamente este potencial, é preciso tempo, investimento de recursos na quantidade certa e na qualidade esperada, e principalmente, a participação de todas as pessoas envolvidas.
Sabe-se, que o sucesso na atividade gerencial não é, geralmente, resultado do talento ou esforço individual. Pelo contrário, é o resultado da expertise dos auditores com o envolvimento e comprometimento de todas as pessoas envolvidas, direcionadas para um mesmo objetivo.
A auditoria operacional é uma das mais importantes ferramentas a ser utilizada na consecução do objetivo empresarial.
Autor: Celso Hugo Petry – Consultor Associado SINbrasil
