Como o 5S pode contribuir para a Produção Enxuta na Saúde

Por Rodrigo Pinto Leis 

No mundo da saúde, novas tecnologias estão continuamente sendo desenvolvidas e, ano após ano, novos medicamentos e procedimentos médicos surgem no mercado.

Entretanto, a pressão para melhorar a qualidade e reduzir os custos da saúde aumenta cada vez mais com o decorrer do tempo. Devido a esses desafios, organizações da saúde devem avançar além dos antigos conceitos organizacionais e adotar métodos que são apropriados para os dias de hoje.

A metodologia do 5S há anos tem sido desenvolvida na indústria de forma eficaz e participativa através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Está baseada em ideias simples e que podem trazer grandes benefícios para as instituições de saúde do país.

A aplicação rigorosa dos cinco sensos é o primeiro passo no desenvolvimento de atividades de melhoria para assegurar que a saúde seja mais apropriada e acessível para todos os pacientes. Seu propósito é melhorar a produtividade, incrementando qualidade e reduzindo custo.

Neste artigo serão abordadas técnicas e estratégias de como implantar cada um dos cinco sensos em organizações da saúde.

1º Senso – Utilização

O primeiro senso tem o objetivo de separar o que é útil do que não é e melhorar o uso do que é necessário. A estratégia de utilização da etiqueta vermelha (red tag) é uma boa abordagem para implantar esse senso.

A etiqueta vermelha é uma técnica simples de identificar itens potencialmente desnecessários, avaliando sua utilidade e lidando corretamente com eles. Consiste em colocar etiquetas vermelhas nos itens que precisam ser avaliados quanto a sua utilidade e responder as seguintes perguntas para cada item etiquetado:

> Esse item é necessário?
> Se for necessário, qual a quantidade necessária?
> Se for necessário, precisa estar aqui nesse lugar?

Uma vez que os itens foram identificados, podem ser avaliados e tratados de maneira adequada, podendo ser:

> Armazenados na “área de espera de etiquetas vermelhas” por um tempo para serem avaliados mais a fundo quanto a sua utilidade;
> Devidamente descartados;
> Realocados;
> Mantidos exatamente onde estão.

A “área de espera de etiquetas vermelhas” é útil quando não se sabe ou não se tem documentado a necessidade ou a frequência de necessidade de um determinado item, além de servir como um “escudo emocional” quando se tem um certo receio de se desfazer de certas coisas. Quando um item é posto de lado e observado por um tempo, as pessoas tendem a ficar mais dispostas a se desfazer dele.

2º Senso – Organização

O segundo senso consiste em organizar os itens necessários de forma que eles sejam facilmente localizados e utilizados. O Mapa 5S é uma boa ferramenta para decidir locações e estratégias de Gestão Visual facilitam na localização dos itens.

O Mapa 5S é utilizado para avaliar as localizações atuais de equipamentos, medicamentos e suprimentos, além de decidir melhores localizações. Deve-se criar um “mapa atual”, que mostre o layout da área de trabalho e um “mapa futuro”, com o layout após a implantação da ferramenta (ver Figura 1). A seguir o passo-a-passo para criar e usar o Mapa 5S:

1. Faça uma planta baixa do espaço de trabalho que você deseja estudar mostrando a localização dos específicos equipamentos, medicamentos e suprimentos;

2. Desenhe flechas na planta indicando o fluxo do trabalho entre os itens no espaço escolhido. Deve haver ao menos uma flecha para cada operação realizada. Desenhe as flechas na ordem em que as atividades são realizadas e as enumere;

3. Observe cuidadosamente o “mapa atual”. Há congestionamento no fluxo de trabalho? Existem maneiras de eliminar as perdas?;

4. Faça um novo Mapa 5S com um layout mais apropriado para essa área de trabalho. Novamente, desenhe e enumere flechas para mostrar o fluxo das atividades realizadas e analise a eficiência desse novo layout;

5. Continue experimentando possíveis layouts usando o Mapa 5S até encontrar um que você ache que funcione bem;

6. Implemente esse novo layout na área de trabalho, movendo equipamentos, medicamentos e suprimentos para seus novos lugares;

7. Continue a avaliar e melhorar a ordem do layout na área de trabalho.

  

Figura 1: Mapa 5S Atual x Mapa 5S Futuro
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.

Além disso, entre as técnicas de Gestão Visual, destacam-se:

> Sinalização – utiliza avisos/placas para identificar o que está estocado, onde e em que quantidade. É utilizada para identificar áreas de trabalho, locais de remédios e suprimentos, locais de armazenamento de equipamentos e instrumentos, etc. (ver exemplo na Figura 2).

Figura 2: Exemplo de Sinalização para o Senso de Organização do 5S na Saúde.
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.

> Código de Cores – mostra claramente quais equipamentos, medicamentos e suprimentos são usados em tal propósito. Por exemplo, se tais instrumentos e medicamentos são usados para certo procedimento, eles podem ser identificados com uma cor e guardados no local que tem a mesma cor. Da mesma forma, se suprimentos são armazenados juntos, mas usados em equipamentos diferentes, eles podem ser identificados com cores para diferenciar o que se usa em cada equipamento;

> Demarcação – demarca os lugares específicos de cada equipamento e instrumento. Assim, ao retirar um item do seu lugar, estará marcada a posição pra onde ele deve retornar após o uso (ver exemplo na Figura 3).

Figura 3: Exemplo de Demarcação para o Senso de Organização do 5S na Saúde.
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.

3º Senso – Limpeza

Este senso objetiva limpar e evitar sujar. Deixar tudo limpo o tempo todo e não apenas uma ou duas vezes ao dia quando os funcionários da limpeza fazem seu trabalho. Para isso, é necessário um planejamento do Plano de Limpeza, composto por:

1) Determinar objetivos de limpeza (o que deve ser higienizado);

2) Atribuir as tarefas da limpeza, que pode ser realizadas através do(a):

> Mapa 5S de Atribuições – uma maneira de comunicar as tarefas de limpeza, marcando elas no Mapa 5S. Dessa forma é possível ver todas as “áreas de limpeza” e quem são os responsáveis por limpar cada uma delas (ver Figura 4);

  

Figura 4 - Mapa 5S de atribuições
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.

> Agenda 5S: mostra detalhadamente quem é o responsável por limpar cada área, em tal dia e em tal horário, podendo ser fixada na área de trabalho.

3) Determinar métodos de limpeza, da qual sugere-se os seguintes:

> 5 minutos de Limpeza – a limpeza deve ser praticada diariamente e não deve requisitar muito tempo. Pode ser realizada em 5 minutos se houver foco em certa atividade de limpeza. Pode-se atribuir específicas tarefas para cada “bloco” de tempo dedicado aos procedimentos de limpeza;

> Padrões para os procedimentos de limpeza – as pessoas precisam saber exatamente quais procedimentos devem seguir para usar seus tempos de maneira mais eficiente. Caso contrário, elas passarão a maior parte do tempo se preparando para realizar a limpeza.

4º Senso – Saúde

O quarto senso consiste em padronizar as práticas saudáveis desenvolvidas nos três primeiros sensos. Mas como tornar os três primeiros sensos um hábito? A seguir sugerem-se algumas ações para isso:

1) Designar responsabilidades dos 3S – os funcionários devem saber exatamente quais são as suas responsabilidades e saber quando, onde e como devem cumpri-las;

2) Integrar os deveres dos 5S com os deveres do trabalho regular, podendo-se utilizar as seguintes ferramentas:

> Visual 5S – faz com que as condições dos 5S sejam identificadas à primeira vista. O ponto principal dessa ferramenta é que qualquer pessoa pode distinguir condições anormais de condições normais apenas com um simples olhar. Isso é particularmente útil em organizações da saúde que contam com um grande número e variedade de pacientes e procedimentos;

> 5 minutos 5S – similar aos “5 minutos de limpeza”, o “5 minutos 5S” abrange todos os sensos. É necessário lidar com a questão de quão hábil, eficiente e habitual as ações são realizadas. Em vez de perder 1 hora para preparar uma sala de cirurgia para o próximo procedimento, pode-se ajustar para meia-hora ou até menos para realizar a mesma tarefa.

3) Checar o nível de manutenção dos 3S – é preciso avaliar quão bem as atividades estão sendo mantidas.

5º Senso – Disciplina

O objetivo do quinto senso é criar o hábito de manter corretamente os procedimentos dos 5S. Para isso é importe criar condições para manter esse plano. As condições mais úteis são:

> Conhecimento – todos devem entender o que são os 5 sensos e quão importante é mantê-los;

> Tempo – é preciso ter tempo suficiente para realizar a implantação dos 5S;

> Estrutura – deve-se estruturar como e quando as atividades dos 5S devem ser implantadas;

> Suporte – é preciso suporte para os esforços desenvolvidos, no sentido de reconhecimento, liderança e recursos;

> Recompensas – os esforços devem ser recompensados;

> Satisfação – a implantação dos 5S deve ser satisfatória para a organização. Esse sentimento de satisfação é passado de pessoa para pessoa, permitindo que a implementação dos 5S cresça e envolva mais funcionários.

Além disso, sugerem-se as seguintes ferramentas e técnicas para sustentar a implantação dos 5S:

> Slogans 5S – comunicam os temas da campanha dos 5S na organização. São mais efetivos quando são sugeridos pelos funcionários;

> Pôster 5S – pôsteres com slogans ou descrições de atividades podem ser dispostos pelas áreas de trabalho. Eles servem para lembrar os funcionários da importância dos 5S ou para comunicar resultados e status das atividades dos 5S;

> Exposições fotográficas – fotos mostrando o “antes” e o “depois” da implantação dos 5 sensos são uma poderosa ferramenta para promover os 5S;

> Boletins 5S – boletins internos focados nos tópicos dos 5 sensos, que divulgam relatórios sobre as atividades e condições dos 5 sensos. São mais efetivos se emitidos regularmente e em reuniões com os funcionários;

> Tour 5S pelas áreas/departamentos – Quando uma área/departamento da organização implanta os 5S com sucesso, pode servir como modelo de referência para os outros. Essa técnica de “ver para crer” é extremamente efetiva para promover a implantação dos 5S em toda organização.

Rodrigo Pinto Leis – Sócio Consultor da Produttare

Consultor Senior em Lean Healthcare

Artigo Originalmente publicado em http://produttare.com.br/artigos.php?titulo=Como-o-5S-pode-contribuir-para-a-Producao-Enxuta-na-Saude